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学生园地

Student Centre

北京工业大学北京-都柏林国际学院

地 址:中国北京市朝阳区平乐园100号

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通知公告

Announcement

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北京-都柏林国际学院寒假短期访学手续办理流程与注意事项

       为提高学院学生事务管理办公室工作效率,做到寒假短期访学手续办理未雨绸缪,“体验爱尔兰”寒假出访奖学金规范管理,各项准备工作细致周到,特撰写此文件以说明流程及注意事项。原则上,寒假访学通常设置在每年1月初到春节前。

一、确认出访学生名单

      教务办公室须在11月13日前,将标注获奖等级的“体验爱尔兰”奖学金名单提交学生事务管理办公室。学院学生事务管理办公室负责在11月15日前公布获奖学生名单,11月17日前通知获奖学生签署《出访确认书》。(附件一)每位学生须与家长商量并决定是否参加寒假出访计划,于11月20日前,提交签字后的《出访确认书》。学院要求留档备案放弃出访机会同学签字后的《出访确认书》。由于放弃而产生的“体验爱尔兰”寒假出访奖学金空余名额依次向下顺延,学生事务管理办公室须在11月25日前,联系更换学生,公示最终出访学生名单。学院要求带队教师在11月30日前,负责收齐家长签署意见后的《告知书》。(附件二)

二、统计出访学生信息

      带队教师须在11月30日前,统计出访学生信息。需统计的基本内容包括:学生姓名(中文、拼音与英文名)、性别、出生年月日、BJUT学号、UCD学号、护照号(无护照须提供身份证号)、护照起止日期、签发机构等。(附件三)

三、督促协助学生办理护照

      学生事务管理办公室应根据学生不同的户口及护照情况,督促学生在12月15日前,完成护照办理手续。涉及的学生群体有5类:京内有护照的学生、京内无护照的学生、京外有护照的学生、京外无护照的学生(户口迁移中)、京外无护照的学生(不迁移户口)。

1. 京内、外有护照学生

  • 学生所持护照过期日应当在出行时间6个月之后,若小于6个月,则需重新办理护照。

2. 京内无护照学生

  • 办理护照通常需要7-10个工作日。为了不影响签证办理,学生须在11月底-12月初持相关材料前往出入境管理大厅办理护照。

3. 京外无护照学生(户口迁移中)

  • 学生事务管理办公室老师与保卫处和招生处相关负责人联系,积极推进外地生户口落户事宜,并向保卫处提交情况说明与出访名单。(附件四)
  • 护照办理通常需要7-10个工作日。为了不影响签证办理,学生须在11月底-12月初持相关材料前往出入境管理大厅办理护照。

4. 京外无护照学生(户口不迁移)

  • 需尽快联系户籍所在地派出所办理新护照,确认是否需要本人回到户籍所在地办理新护照或家属代办要求。

 

四、召开行前说明会及家长见面会

      学院可分别在确定出访名单后、签证办理过程中、出发临行前为学生召开1-2次说明会。带队教师负责针对爱尔兰文化、安全须知、出访要求、签证办理、小组作业分工等问题向出访学生进行讲解。(附件五)

     另外,学院还会在12月31日前,为出访学生家长安排一次见面会,学院中方带队教师、UCD方工作人员共同出席,会上说明以往出访经验、当年出访时间、内容安排、航班信息、集合要求等。

五、申请办理签证

      带队教师应从11月20日学生确认出访事宜后开始,督促学生着手准备签证材料;并于12月20日前完成学生签证递签工作。尽管签证材料每年不会有巨大变动,但带队老师还要积极与签证中心和爱尔兰大使馆联系沟通,确认最新的签证办理材料清单。签证批复后,由带队教师统一领取学生签证。材料清单如下:(附件六)

  • 护照原件(包括所有旧护照)
  • 护照复印件(两份,包括首页和签字页)
  • 户口本原件(家庭户口本则提供整本,集体户口本须提供首页复印件与个人页原件,京外学生持学院介绍信到学校户籍办外借户籍卡。)
  • 户口本复印件(一份,每页都需复印)
  • 户口本翻译件(学生按照模板自行完成英文翻译)(附件七)
  • 学信网验证报告(http://www.chsi.com.cn/ 中、英文各一份)
  • 在线申请表(登陆爱尔兰驻华大使馆官网www.irlv.cn下载,填写完成后打印,在尾页签字,并将Reference number告知带队教师。)
  • 护照照片(2张白底2寸免冠、6个月以内近照)
  • 存款证明(开具双语证明,5-10万元为宜,最好存至个人名下,存至亲友名下须提供关系证明,如户口本、出生证明等)
  • 保险单(学院会为学生统一购买保险,注意提前借款以及投保人是否成年,对于未成年学生需由家长代为购买保险。)(附件八)
  • 邀请函与介绍信(中英双语, UCD提供的邀请函与北工大提供的介绍信都须打印在有两校校标的抬头纸上)(附件九)
  • 生物信息采集:学生提交所有材料后,带队教师负责在线(http://www.vfsglobalirelandvisa.com/china/)为学生预约生物信息采集与递签时间,学生应在预约时间前往VFS Global在中国运营签证申请中心递交申请及支持文件、录入生物辩识数据如指纹。地址:东城区东水井胡同5号北京INN 9层。
  • 提前借款:学院带队教师须在当年学校年底封账前完成借款手续,学院将为学生统一支付签证费用,每人705元。

六、预定及购买机票

  • 学院带队教师须在当年学校年底封账前完成借款手续,确认行程和往返日期,于12月20日前预订机票。
  • 带队教师应向订票公司提供学生签字确认过的姓名、拼音(以护照为准);核对出行团员护照号和护照有效期的起止日期,以确认最终出票。
  • 带队教师需向出访学生及家长尽早公布航班信息,方便其安排出行。
  • 学院也可考虑统一安排班车接送。

七、带队教师出访要求

      学生事务管理办公室负责指导和培训带队教师熟悉学生寒假出访手续办理流程及注意事项。带队教师应当按照《都柏林学院出访带队教师管理办法》认真履行职责,确保顺利完成任务。(附件十)